Introduzione
In questo articolo vedremo come collegare WooCommerce al proprio gestionale (ERP) e come farlo nel modo migliore.
Spesso le aziende che hanno un e-commerce, non sanno che è possibile sincronizzare quasi ogni singolo processo dell’e-commerce con il proprio gestionale, così da ridurre enormemente (o quasi azzerare) le risorse da dedicare alla proprio WooCommerce.
Come dovrebbe funzionare
In linea teorica il proprietario della piattaforma, cioè l’admin, dovrebbe operare solo sul gestionale e non intervenire quasi mai direttamente su WooCommerce. Questo perché e-commerce e gestionale dovrebbero essere sincronizzati.
Pertanto l’e-commerce dovrebbe leggere le informazioni sui prodotti dal gestionale e restituire ad esso le informazioni sulle vendite avvenute online. Il flusso di funzionamento dovrebbe essere questo, perché le informazioni dovrebbero essere scritte e elette in un unica dashboard, sia per questioni di comodità, sia per motivi legati alla diminuzione di errori umani.
Nella realtà dei fatti quasi mai avviene questo flusso. Quasi sempre ci troviamo di fronte ad aziende che devono importare i prodotti manualmente e successivamente anche integrarne le informazioni dalla dashboard dell’e-commerce. Inoltre spesso, gli ordini vengono gestiti dall’azienda direttamente nella dashboard della piattaforma e-commerce, lasciando il gestionale all’oscuro dei dati dei clienti e dei relativi dati di fatturazione, con tutti i problemi di ottimizzazione aziendale che ne derivano.
Gestionale -> WooCommerce
Ma concretamente quali vantaggi comporta collegare WooCommerce al gestionale (ERP)?
Il vantaggio è la completa (o quasi) sincronizzazione tra le due piattaforme. Di seguito scriviamo un ipotetico flusso esemplificativo.
L’admin inserirà, modificherà ed eliminerà i prodotti dell’azienda direttamente dalla dashboard del gestionale. Quindi anche l’inserimento e l’aggiornamento delle informazioni relative ai singoli prodotti, come ad esempio, le quantità a magazzino, il prezzo e i meta tag, saranno gestiti dal gestionale.
Dopo di ché, sul nostro WooCommerce, ogni giorno o ogni periodo di tempo che si desidera, girerà un cronjob, che sincronizzerà le informazioni dei prodotti con quelle presenti sul gestionale. Quindi ad esempio importerà i prodotti presenti sul gestionale che hanno il tag “e-commerce”. E cancellerà su WooCommerce i prodotti senza più tale tag o comunque che sul gestionale non sono più presenti.
Ovviamente saranno anche aggiornate tutte le informazioni inerenti i prodotti. Ad esempio il prezzo dei prodotti di WooCommerce può essere preso da un determinato campo presente sul gestionale in cui è presente un certo prezzo dedicato alla vendita online. Oppure è possibile applicare delle regole di prezzo durante l’importazione, come ad esempio uno sconto del 10% sui prodotti con un certo tag.
L’unica informazione sui prodotti che non può essere gestita dal gestionale generalmente riguarda le immagini dei prodotti, ma ciò è facilmente ovviabile inserendo tutte le immagini prodotto in una determinata cartella dell’e-commerce e denominando le immagini con lo sku del prodotto relativo.
WooCommerce -> gestionale
Nel momento in cui sull’e-commerce avviene un acquisto, il gestionale deve essere avvertito di tale acquisto. Pertanto su WooCommerce, deve essere inserito del codice, che sarà triggerato al momento dell’acquisto. A vendita avvenuta, WooCommerce invierà al gestionale le seguenti informazioni:
- Informazioni relative alla vendita: prodotti acquistati, eventuali sconti ed altro.
- Informazioni relative al cliente: e-mail, indirizzo, telefono ed altro.
- Informazioni per la fatturazione: SDI, Pec, partita iva ed altro.
In questo modo il gestionale sarà informato di tutte le informazioni necessarie per gestite il cliente e la sua spedizione, nonché delle info relative alla vendita, così da poter aggiornare le quantità a magazzino.
Come eseguire il collegamento tra WooCommerce ed il gestionale
Ma è sempre possibile eseguire il collegamento tra WooCommerce e il gestionale? E se si, in che modo?
Cominciamo con il dire che WooCommerce è la piattaforma e-commerce che con maggiore probabilità è possibile collegare ai gestionali e senz’altro è possibile fare ciò con maggiore facilità rispetto alle piattaforme concorrenti. Se non si può fare con WooCommerce, allora molto probabilmente non si può fare.
Comunque in linea di massima è sempre possibile il collegamento con il gestionale e i modi per fare ciò sono 4, che scriviamo qui di seguito in ordine di costo di sviluppo dal meno costoso al più costoso. Pertanto in genere si valutano le seguenti 4 possibilità in ordine, cioè se la prima possibilità non è percorribile si passa alla seconda e così via.
- Plugin
Alcuni grandi gestionali sono già provvisti di plugin per WordPress (WooCommerce). Pertanto occorrerà solo installare il plugin e settarlo. Questa soluzione è poco costosa ma anche poco flessibile alle esigenze del cliente. - Database middleware
Alcuni gestionali sono provvisti di un secondo database raggiungibile dall’esterno che mettono a disposizione dei propri clienti. Pertanto WooCommerce dovrà leggere e scrivere su tale database. Soluzione più costosa ma molto flessibile. - FTP
Il gestionale legge e scrive in una cartella raggiungibile tramite accesso ftp anche dall’esterno. WooCommerce dovrà pertanto leggere i csv da tale cartella e scriverne di suoi, sempre tramite protocollo ftp. Soluzione flessibile ma difficoltà possibili nella lettura dei dati dal gestionale. Soluzione usata spesso solo per permettere la scrittura verso il gestionale. - API
Alcuni gestionali più grandi mettono a disposizione delle api raggiungibili dall’esterno con cui WooCommerce può interagire. Pertanto lettura e scrittura avvengono con chiamate api dedicate e sviluppate dall’azienda del gestionale. Soluzione costosa ma efficiente.
Conclusioni
Seguendo il flusso sopra descritto, l’admin della piattaforma e-commerce, può non operare mai sulla dashboard dell’e-commerce, se non per impostare regole o funzionalità specifiche dell’e-commerce, come ad esempio i codici promozionali.
Per avere maggiori informazioni e dettagli sull’ecosistema WooCommerce, è possibile visitare questa pagina.
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